Dokumen dan Catatan K3

Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (PP 50/2012) mewajibkan pengusaha mendokumentasikan seluruh kegiatan K3, dan Pasal 13 ayat (3) merinci paling sedikit 11 hal yang harus didokumentasikan: peraturan dan standar K3, indikator kinerja K3, izin kerja, hasil identifikasi, penilaian, dan pengendalian risiko, kegiatan pelatihan, kegiatan inspeksi, kalibrasi, dan pemeliharaan, catatan pemantauan data, hasil pengkajian kecelakaan dan tindak lanjutnya, identifikasi produk termasuk komposisinya, informasi pemasok dan kontraktor, serta audit dan peninjauan ulang SMK3 (Pemerintah Republik Indonesia, 2012). Dalam audit, Lampiran II menilai elemen 4, pengendalian dokumen, melalui 7 kriteria dan elemen 10, pengumpulan dan penggunaan data, melalui 6 kriteria, sementara kriteria tentang catatan juga tersebar di elemen lain.

Di lapangan, dua jenis informasi yang diatur di sana sering bercampur. Prosedur, instruksi kerja, dan formulir kosong adalah dokumen yang boleh dan perlu direvisi. Formulir yang sudah diisi, hasil inspeksi, dan notulen rapat adalah catatan yang menjadi bukti dan tidak semestinya berubah setelah dibuat. ISO 45001:2018 menyatukan keduanya dalam satu istilah, informasi terdokumentasi, dan membedakannya lewat kata kerja (International Organization for Standardization [ISO], 2018). Tulisan ini menganalisis ketentuan PP 50/2012 dan klausul 7.5 ISO 45001 tentang dokumen dan catatan, membandingkan keduanya, lalu menarik implikasi kepatuhan. Teks PP 50/2012 kami baca dari salinan peraturan beserta lampirannya. Uraian klausul ISO dalam tulisan ini berupa ringkasan, bukan kutipan, sehingga rumusan persisnya perlu diperiksa pada salinan resmi standar.

Dokumen Bukan Catatan

Pembedaan berikut adalah kerangka kami untuk membaca kedua acuan. Dokumen menjawab pertanyaan apa yang harus dilakukan dan bagaimana caranya. Isinya berubah ketika proses, peralatan, atau peraturan berubah, sehingga yang perlu dikendalikan adalah versinya. Catatan menjawab pertanyaan apa yang sudah dilakukan, kapan, dan oleh siapa. Nilainya justru terletak pada sifatnya yang tetap, sehingga yang perlu dikendalikan adalah keutuhan, penyimpanan, dan lama simpannya.

Bahasa PP 50/2012 sejalan dengan kerangka itu. Lampiran I meminta dokumen ditinjau ulang secara berkala dan direvisi bila diperlukan, disetujui personel berwenang sebelum diterbitkan, tersedia dalam versi terbaru di tempat kerja yang memerlukan, dan disingkirkan bila sudah usang (Pemerintah Republik Indonesia, 2012). Untuk catatan, kriteria 10.1.1 dalam Lampiran II memakai kata kerja yang berbeda: identifikasi, pengumpulan, pengarsipan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penggantian catatan K3. Contoh paling jelas adalah izin kerja. Formulir kosongnya adalah dokumen yang diberi nomor revisi, sedangkan formulir yang sudah diisi dan ditandatangani untuk satu pekerjaan adalah catatan yang disimpan sebagai bukti.

Isi Pokok PP 50

Elemen 4 Berjenjang

Elemen 4 terdiri atas dua subelemen. Subelemen 4.1 tentang persetujuan, pengeluaran, dan pengendalian dokumen memuat empat kriteria: dokumen K3 mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran, dan tanggal modifikasi (4.1.1); penerima distribusi tercantum dalam dokumen (4.1.2); dokumen edisi terbaru disimpan secara sistematis pada tempat yang ditentukan (4.1.3); serta dokumen usang segera disingkirkan, sedangkan dokumen usang yang disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda khusus (4.1.4). Subelemen 4.2 tentang perubahan dan modifikasi dokumen memuat tiga kriteria: ada sistem untuk membuat dan menyetujui perubahan (4.2.1), alasan perubahan dicantumkan dalam dokumen atau lampirannya dan diinformasikan kepada pihak terkait (4.2.2), serta ada prosedur pengendalian dokumen atau daftar seluruh dokumen yang mencantumkan status masing-masing untuk mencegah pemakaian dokumen usang (4.2.3) (Pemerintah Republik Indonesia, 2012).

Tabel 1 Lampiran II menempatkan kriteria tersebut secara berjenjang. Tingkat awal dengan 64 kriteria hanya memuat 4.1.1. Tingkat transisi dengan 122 kriteria menambahkan 4.1.2 dan 4.2.1. Empat kriteria sisanya, 4.1.3, 4.1.4, 4.2.2, dan 4.2.3, baru dinilai pada tingkat lanjutan dengan 166 kriteria (Pemerintah Republik Indonesia, 2012). Menurut kami, susunan ini mudah disalahpahami. Perusahaan yang mengincar tingkat awal tetap terikat pada pedoman pendokumentasian dalam Lampiran I, sehingga penjenjangan kriteria audit sebaiknya tidak dibaca sebagai izin menunda daftar induk dokumen.

Catatan di Banyak Elemen

Subelemen 10.1 tentang catatan K3 memuat empat kriteria: prosedur identifikasi sampai penggantian catatan K3 (10.1.1), peraturan, standar, dan pedoman teknis K3 dipelihara di tempat yang mudah didapat (10.1.2), prosedur kerahasiaan catatan (10.1.3), serta catatan kompensasi kecelakaan dan rehabilitasi kesehatan tenaga kerja (10.1.4). Subelemen 10.2 meminta data K3 terbaru dikumpulkan dan dianalisis serta laporan rutin kinerja K3 dibuat dan disebarluaskan. Tidak satu pun kriteria elemen 10 masuk tingkat awal: 10.1.1, 10.1.2, 10.2.1, dan 10.2.2 dinilai mulai tingkat transisi, sedangkan 10.1.3 dan 10.1.4 pada tingkat lanjutan (Pemerintah Republik Indonesia, 2012).

Kriteria catatan lain muncul di luar elemen 10, antara lain catatan tinjauan kontrak (3.2.4), catatan rinci pemeriksaan, pemeliharaan, perbaikan, dan perubahan sarana produksi (6.5.2), catatan pemantauan kesehatan tenaga kerja sesuai peraturan perundang-undangan (7.4.5), dan catatan seluruh pelatihan (12.1.6). Lampiran I juga meminta catatan pemeriksaan, pengujian, dan pengukuran dipelihara dan tersedia bagi manajemen, tenaga kerja, dan kontraktor terkait (Pemerintah Republik Indonesia, 2012). Dalam pembacaan kami, PP 50/2012 tidak menetapkan lama penyimpanan catatan. Ketentuan itu, bila ada, berasal dari peraturan teknis masing-masing, seperti yang tersirat pada kriteria 7.4.5.

Bobot Sebuah Temuan

Lampiran II membagi temuan menjadi tiga kategori. Temuan kritikal adalah temuan yang mengakibatkan kematian. Temuan mayor mencakup tidak memenuhi peraturan perundang-undangan, tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3, dan temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi. Temuan minor adalah ketidakkonsistenan dalam memenuhi persyaratan. Perusahaan dengan temuan kritikal atau mayor dinilai belum berhasil menerapkan SMK3, terlepas dari persentase capaiannya (Pemerintah Republik Indonesia, 2012). Implikasinya bagi pengendalian dokumen cukup nyata. Satu prosedur usang yang masih terpasang di satu area mungkin hanya minor, tetapi pola yang sama di beberapa lokasi dapat dibaca sebagai mayor.

Bahasa ISO 45001

ISO 45001:2018 mengatur informasi terdokumentasi dalam klausul 7.5. Klausul 7.5.1 mencakup informasi yang diwajibkan standar dan yang ditetapkan organisasi sebagai perlu, dengan catatan bahwa luasnya dapat berbeda menurut ukuran organisasi, kerumitan proses, kebutuhan menunjukkan pemenuhan persyaratan hukum, dan kompetensi orang. Klausul 7.5.2 meminta identifikasi dan deskripsi, misalnya judul, tanggal, pembuat, atau nomor acuan, format dan media yang sesuai, serta tinjauan dan persetujuan. Klausul 7.5.3 meminta informasi tersedia dan sesuai di tempat dan saat dibutuhkan serta terlindung dari hilangnya kerahasiaan, pemakaian yang tidak semestinya, dan hilangnya keutuhan. Pengendaliannya mencakup distribusi, akses, temu kembali, penyimpanan dan pemeliharaan keterbacaan, pengendalian perubahan, serta retensi dan disposisi. Informasi dari luar organisasi yang diperlukan juga harus diidentifikasi dan dikendalikan, dan catatan pada klausul ini menyebut bahwa akses mencakup akses oleh pekerja dan wakil pekerja (ISO, 2018).

Pembedaan dokumen dan catatan tampak dari kata kerjanya. Untuk proses dan rencana, standar memakai kata memelihara informasi terdokumentasi. Untuk hasil, misalnya bukti kompetensi, hasil pemantauan, pelaksanaan program audit, hasil tinjauan manajemen, serta insiden dan tindakan korektif, standar memakai kata menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti (ISO, 2018). ISO 10013:2021, pedoman tentang informasi terdokumentasi untuk sistem manajemen mutu, menyatakan dirinya dapat dipakai pula untuk sistem manajemen K3 (ISO, 2021). Pedoman ini bukan persyaratan, tetapi berguna saat menyusun prosedur pengendalian.

Titik Temu dan Celah

Kedua acuan bertemu pada inti yang sama: persetujuan sebelum terbit, versi terbaru di tempat pemakaian, dan pengendalian dokumen usang. Perbedaannya terletak pada tingkat rincian, dan dari perbandingan teks kami mencatat hal berikut:

• PP 50/2012 lebih rinci tentang dokumen. Penerima distribusi harus tercantum (4.1.2), alasan perubahan harus tertulis (4.2.2), dokumen usang yang disimpan harus bertanda khusus (4.1.4), dan perlu daftar induk berstatus (4.2.3) (Pemerintah Republik Indonesia, 2012).
• ISO 45001 lebih rinci tentang catatan. Standar ini menyebut perlindungan keutuhan, pemeliharaan keterbacaan, serta retensi dan disposisi, yang tidak dirumuskan sejelas itu dalam Lampiran II (ISO, 2018).
• Kerahasiaan disebut keduanya, tetapi PP 50/2012 baru menilainya pada tingkat lanjutan melalui 10.1.3 (Pemerintah Republik Indonesia, 2012).
• Akses pekerja dinyatakan dalam catatan ISO 45001 (ISO, 2018). PP 50/2012 mendekatinya lewat Lampiran I, yang meminta catatan pemeriksaan tersedia bagi tenaga kerja dan kontraktor terkait (Pemerintah Republik Indonesia, 2012).
• Dokumen dari luar, seperti surat pengesahan P2K3, sertifikat kompetensi, dan laporan riksa uji, dikendalikan secara tegas dalam ISO 45001 (ISO, 2018), sedangkan PP 50/2012 menilainya melalui kriteria di elemen lain.

Interpretasi kami, satu prosedur pengendalian informasi terdokumentasi dapat melayani kedua acuan bila isinya mencakup gabungan persyaratan di atas. Menyusun dua prosedur terpisah untuk SMK3 dan ISO 45001 justru membuka peluang duplikasi.

Catatan dalam Format Elektronik

Banyak perusahaan kini menyimpan izin kerja, hasil inspeksi, dan daftar hadir pelatihan dalam aplikasi. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) Pasal 5 ayat (1) menyatakan informasi elektronik, dokumen elektronik, dan hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. Pasal 6 mengatur bahwa dalam hal suatu ketentuan mensyaratkan bentuk tertulis atau asli, informasi elektronik dianggap sah sepanjang dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan (Republik Indonesia, 2008). Undang-undang ini telah diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024, yang antara lain merevisi Pasal 5 (Republik Indonesia, 2024). Kami membaca kedua pasal ini melalui salinan dan ulasan sekunder, dan kami tidak menelaah apakah perubahan tahun 2024 menyentuh rumusan Pasal 6 maupun peraturan pelaksanaannya.

Menurut kami, syarat keutuhan dalam UU ITE sejalan dengan perlindungan keutuhan dalam klausul 7.5.3 ISO 45001 (ISO, 2018). Dalam praktik, sistem catatan elektronik sebaiknya mencatat siapa yang membuat dan mengubah data beserta waktunya, mengunci catatan setelah ditandatangani, membatasi hak ubah, dan memiliki cadangan yang dapat dipulihkan. Bagian ini bukan pendapat hukum, dan pertanyaan tentang kekuatan pembuktian dalam perkara tertentu sebaiknya dirujuk ke advokat.

Ketika Kertas Menumpuk

Kelengkapan dokumen tidak sama dengan keselamatan kerja. Dekker (2014) menggambarkan birokratisasi keselamatan, yaitu tumbuhnya akuntabilitas yang terukur secara administratif, dengan manfaat seperti standardisasi dan transparansi, tetapi juga efek samping seperti hasil tambahan yang makin kecil dari setiap inisiatif keselamatan dan permainan angka. Rae et al. (2018) menamai gejala serupa sebagai safety clutter, yaitu penumpukan prosedur, dokumen, peran, dan kegiatan atas nama keselamatan yang tidak berkontribusi pada keselamatan operasi. Menurut mereka, gejala ini muncul dari duplikasi, generalisasi, dan spesifikasi berlebihan, serta memicu sinisme dan kepatuhan permukaan. Rae dan Provan (2019) memisahkan safety work, yakni kegiatan mengelola keselamatan, dari safety of work, yakni keselamatan pekerjaan itu sendiri. Studi etnografi Provan et al. (2019) atas kerja profesional keselamatan menemukan bahwa hanya sedikit dari pekerjaan itu yang secara langsung menyasar risiko bagi pekerja.

Penelitian lokal menunjukkan pola yang mirip. Dalam audit internal tingkat lanjutan di sebuah perusahaan di Kabupaten Bogor, elemen 4 terpenuhi 7 dari 7 kriteria dan elemen 10 terpenuhi 6 dari 6 kriteria, sedangkan elemen 6 tentang keamanan bekerja terpenuhi 34 dari 41 kriteria dan elemen 7 tentang standar pemantauan 14 dari 17. Capaian keseluruhannya 153 dari 166 kriteria atau 92,1 persen, tetapi peneliti masih mencatat kebutuhan perbaikan penyediaan alat pelindung diri di bengkel (Rakasiwi et al., 2022). Di sebuah institusi pendidikan, temuan minor muncul pada kriteria 1.2.2 dan 1.2.5 karena petugas yang sudah ditunjuk belum tersertifikasi atau belum dilatih, serta pada kriteria 1.4.3 karena surat pengesahan P2K3 belum ada (Ayunita et al., 2021). Kami membaca kedua temuan ini sebagai dua sisi masalah yang sama: dokumen internal bisa lengkap, sementara bukti yang berasal dari praktik di lapangan atau dari pihak luar belum tersedia.

Bukti ini terbatas. Kedua studi lokal adalah studi kasus tunggal dengan metode kualitatif dan daftar periksa, sehingga tidak menggambarkan perusahaan Indonesia secara umum. Kajian Dekker serta Rae dan rekan sebagian besar bersifat konseptual atau kualitatif dan disusun di luar konteks Indonesia. Sebagian artikel internasional juga hanya kami baca abstrak dan ringkasannya.

Merapikan Tanpa Menambah

PP 50/2012 dan ISO 45001 sama-sama meminta dokumen yang berversi dan catatan yang dapat dipercaya, tetapi dengan penekanan berbeda. PP 50/2012 rinci tentang distribusi, alasan perubahan, dan dokumen usang, dan sebagian kriterianya baru dinilai pada tingkat transisi atau lanjutan. ISO 45001 rinci tentang keutuhan, retensi, dan akses pekerja. Temuan kecil yang berulang di beberapa lokasi dapat naik menjadi mayor, dan catatan elektronik perlu dijaga keutuhannya agar tetap layak sebagai bukti. Penelitian juga mengingatkan bahwa menambah dokumen tidak otomatis menambah keselamatan.

Langkah praktis yang kami sarankan:

• Memisahkan daftar induk dokumen, lengkap dengan status, revisi, dan penerima distribusi, dari daftar catatan yang memuat pemilik, tempat simpan, lama simpan, dan cara pemusnahan.
• Memeriksa dokumen di titik pemakaian, bukan hanya di ruang arsip, karena dokumen usang di satu area yang terulang di area lain dapat menjadi temuan mayor.
• Mengunci catatan setelah ditandatangani, baik di kertas maupun di aplikasi, dan mencatat setiap koreksi beserta alasan dan pelakunya.
• Mengendalikan dokumen dari luar, seperti surat pengesahan, sertifikat kompetensi, dan laporan riksa uji, berikut tanggal kedaluwarsanya.
• Meninjau setiap formulir dengan pertanyaan apakah isinya mendukung keputusan keselamatan, lalu menggabungkan atau menghapus formulir yang hanya menggandakan formulir lain.

Bagi perusahaan yang ingin memastikan sistemnya sebelum audit eksternal, audit internal SMK3 memeriksa kriteria per elemen termasuk elemen 4 dan 10, sedangkan penyusunan SOP dan petunjuk teknis dan penerapan SMK3 dan ISO 45001 membantu menyusun satu sistem yang dapat dinilai terhadap keduanya. Aplikasi SMK3 Manager menyimpan bukti per kriteria dan pengendalian dokumen di satu tempat. Audit SMK3 resmi tetap dilakukan lembaga audit independen yang ditunjuk Menteri, dan Nusa Safety tidak menerbitkan sertifikat.

Artikel ini adalah informasi umum dan bukan nasihat hukum atau profesional untuk kasus tertentu.

Daftar Pustaka

1. Ayunita, D. R., Kurniawan, B., & Widjasena, B. (2021). Analisis ketidaksesuaian penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3) di institusi pendidikan X berdasarkan hasil audit SMK3 [Analysis of nonconformities in OHS management system implementation at educational institution X based on SMK3 audit results]. Jurnal Riset Kesehatan Masyarakat, 1(1). https://ejournal2.undip.ac.id/index.php/jrkm/article/view/11920
2. Dekker, S. W. A. (2014). The bureaucratization of safety. Safety Science, 70, 348-357. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2014.07.015
3. International Organization for Standardization. (2018). ISO 45001:2018 Occupational health and safety management systems: Requirements with guidance for use. https://www.iso.org/standard/63787.html
4. International Organization for Standardization. (2021). ISO 10013:2021 Quality management systems: Guidance for documented information. https://www.iso.org/standard/75736.html
5. Pemerintah Republik Indonesia. (2012). Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja [Government Regulation No. 50 of 2012 on the Implementation of the Occupational Safety and Health Management System]. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 100. https://peraturan.go.id/files/pp50-2012pjl.pdf
6. Provan, D. J., Rae, A. J., & Dekker, S. W. A. (2019). An ethnography of the safety professional's dilemma: Safety work or the safety of work? Safety Science, 117, 276-289. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2019.04.024
7. Rae, A., & Provan, D. (2019). Safety work versus the safety of work. Safety Science, 111, 119-127. https://doi.org/10.1016/j.ssci.2018.07.001
8. Rae, A. J., Provan, D. J., Weber, D. E., & Dekker, S. W. A. (2018). Safety clutter: The accumulation and persistence of 'safety' work that does not contribute to operational safety. Policy and Practice in Health and Safety, 16(2), 194-211. https://doi.org/10.1080/14773996.2018.1491147
9. Rakasiwi, A. G., Ginanjar, R., & Listyandini, R. (2022). Audit sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja di PT Buana Centra Swakarsa di Kabupaten Bogor [OHS management system audit at PT Buana Centra Swakarsa, Bogor Regency]. PROMOTOR Jurnal Mahasiswa Kesehatan Masyarakat, 5(1), 51-58. https://doi.org/10.32832/pro.v5i1.6128
10. Republik Indonesia. (2008). Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik [Law No. 11 of 2008 on Electronic Information and Transactions]. Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58. https://peraturan.bpk.go.id/Details/37589/uu-no-11-tahun-2008
11. Republik Indonesia. (2024). Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik [Law No. 1 of 2024 on the Second Amendment to Law No. 11 of 2008 on Electronic Information and Transactions]. https://peraturan.bpk.go.id/details/274494/uuno-1-tahun-2024